사업을 하는 사람들은 세금계산서를 청구서로 생각하는 경우가 많다. 실무적으로 청구서 역할을 하고 있는 것은 맞지만, 세금계산서는 부가가치세법에 발급시기를 정하고 있으므로, 일반적인 청구서와 달리 법에서 정한 발급시기에 발급해야 한다.

부가가치세법상 공급시기를 간단히 살펴보면, 재화의 공급은 재화가 인도되는 때, 용역의 공급은 역무의 제공이 완료되는 때, 수출은 선적일로 정하고 있다.

특이한 경우로서, 선세금계산서, 월합계세금계산서도 알아둘 필요가 있다.

선세금계산서는 재화공급이나 용역제공이 완료되지 않았지만, 대금이 먼저 입금된 경우에 세금계산서를 발급하는 것으로서, 적절한 세금계산서이다.

월합계세금계산서는 빈번하게 거래하는 고객에 대해 한달간 거래한 금액을 합산해서 그 달의 말일을 공급일자로 하여 세금계산서를 발행하는 것이다. 한달간의 거래를 합산해야 하므로, 10일간의 여유를 더해서, 다음달 10일까지 교부하면 적절한 세금계산서가 된다.

실무적으로는, 재화를 이미 인도했거나 용역의 공급이 완료되었음에도 불구하고, 그 대가를 받을 수 있을 때쯤 세금계산서를 발급하는 경우가 있다.

대금을 빨리 주지 않는 고객과의 거래에 있어서, 대금을 받지도 못했는데, 매출에 따른 부가가치세를 부담해야 하는 경우를 피하려고 할 때 자주 발생하는 일이다.

하지만, 법에서 정한 발급시기에 세금계산서를 발급하지 않으면, 가산세를 부담해야 한다.

가령, 5월에 공급한 대가를 6월에 발급했다면, 지연발급한 것이므로, 공급가액의 1%를 가산세로 부담해야 한다.

이때는 매입자도 세금계산서를 늦게 받았으므로, 매입가액의 1%를 가산세로 부담해야 한다.

만약 5월에 공급한 대가를 7월에 발급했다면, 이미 과세기간(1~6월)를 경과해서 발행한 것이므로, 미발급으로 보아 공급가액의 2%를 가산세로 부담해야 하며, 매입자의 경우는 매입세액을 공제받지 못하게 된다.

세금계산서는 단순한 청구서가 아니므로, 재화나 용역의 공급시기에 발급해야 한다. 당장 고객과 합의가 안되었다고 하더라도, 일단 세금계산서를 발급한 이후, 합의결과에 따라 수정세금계산서를 발급하는 것이 가산세 부담을 줄이는 방법인 것이다.