접대비는 업무와 관련하여 무상으로 특정인에게 지출한 금액을 말한다. ‘업무와 관련하여 지출한 금액’이란 업무를 원활히 수행하기 위하여 거래선 및 법인이 접촉하는 상대방에게 접대, 향응, 위안 등을 위하여 지출하는 비용을 말한다. 업무관련 비용이라는 점에서 기부금과 다르고, 손금산입한도액의 제한을 받는다는 점에서 광고선전비, 장려금 등 판매부대비용, 복리후생비, 회의비 등과 다르다. 실무에서는 이들 비용 간 구분이 쉽지 않아 과세관청과 납세자간 종종 충돌이 있는 분야이기도 하다.

접대비는 소비성경비의 억제 측면과 불건전한 서비스 산업의 억제를 위하여 일정 한도 내에서만 비용으로 인정한다. 접대비는 1천200만원(중소기업의 경우 2천400만원)과 당해 사업연도의 수입금액에 3/1만~20/1만을 곱하여 산출한 금액의 합계액으로 제한하고 있다. 한도 초과하는 금액에 대해서는 비용 인정을 받지 못해 법인세 과표가 오르고 세 부담이 늘게 된다. 정부출자법인에 대해서는 외부에 접대할 필요성이 높지 않다는 점을 고려하여 산출된 한도의 70%까지만 인정한다.

광고선전비는 불특정다수인을 상대로 하여 기업이나 상품을 소개하는 데 지출되는 비용으로서 특정상대방과의 업무 관련 접촉에 따르는 비용인 접대비와는 지출의 상대방과 목적이 다르다.

법인이 견본품·달력·수첩·부채·컵 등의 물품을 불특정 다수에게 기증하기 위하여 지출한 비용은 접대비로 보지 않고 광고선전비로 본다. 백화점이 거래실적이 우수한 불특정고객에게 지급한 사은품, 예식장이 이용객들에게 제공하는 개업기념 사은품, 신문사가 내방객들에게 제공한 선물비 등도 광고선전비로 분류되어 손금산입 한도 제한을 받지 않는다.

접대비와 판매부대비용과의 구분도 가끔 문제 되는데 금원의 지출경위나 성질 등 사회통념과 상관행에 비추어 판단하게 된다. 경기침체 등의 사유로 장기 미분양된 아파트에 대하여 평형별로 일률적으로 적용한 할인분양가액, 모든 거래처에 동일한 조건에 의하여 관행적으로 지급하는 식대, 영업부진 대리점에게 신규시장 개척을 위하여 지급하는 영업지원 인건비 및 차량구입비 등은 판매부대비용으로 본다.

정해진 지급기준에 따라 임직원들에게 지급되는 경조비, 직원들의 회식용 주류구입비 등은 복리후생비에 해당한다. 회의장에서 제공하는 다과 및 음식물 등의 가액 중 사회통념상 인정될 수 있는 범위 내 금액은 접대비 아닌 회의비로서 각 사업연도의 손금에 산입된다.

특정거래처에 대한 보상차원의 지출액, 대리점 별로 차등하여 지원한 매장시설비용, 지급의무가 없는데도 임의로 외주업체에 지급한 성과급, 특정거래처에만 지원하는 인테리어비용, 정당한 사유 없이 포기하는 채권 등은 직접적인 접대나 향응이 수반되지 않더라도 접대비로 본다. 은행이 경비 및 운전 용역계약을 맺은 용역회사의 고용인인 경비원 등에게 매월 일정액씩 지급한 근무보조비도 인건비가 아닌 접대비에 해당한다. 불특정다수 아닌 특정인에게 혜택을 주는 경우는 접대비로 분류된다.

법인이 사업을 위하여 지출한 비용 가운데 상대방이 사업에 관련이 있는 사람들이고 지출의 목적이 접대 등의 행위에 의하여 사업관계자들과 사이에 친목을 두텁게 하여 거래관계의 원활한 진행을 도모하는 데 있는 것이라면 그 비용은 접대비로 분류되는 것이다.